Zarządzanie kryzysowe i reklamowe dla Twojej placówki medycznej w czasie koronawirusa.

Jak przeciwdziałać kryzysowi gospodarczemu, gdy konsekwencje pandemii koronawirusa dotykają także Twojej placówki?

Już dziś wiemy, że straty związane z pandemią koronawirusa, wpłyną na całą gospodarkę. Placówki medyczne już zawiesiły lub zawieszają swoją działalność. Nowych pacjentów, jak i ogólnie przychodów brak. Koszty związane z wynajmem lokalu, pensjami pracowników pozostają bez zmian. Już marzec – większość placówek zakończy z ogromną stratą finansową. 

Jak wobec tego zachować się, by zmniejszyć dotkliwość kryzysu lub szybko nadrobić straty, po jego zakończeniu?

Analiza kosztów

Przede wszystkim, warto przeanalizować model biznesowy, być może są koszty, z których i tak mieliśmy zrezygnować, jednak do tej pory nie było czasu lub okoliczności, by się tym zająć. Oczyszczenie kosztów z najmniej efektywnych, a obciążających rachunek pozycji, może wpłynąć na poprawę wyniku finansowego już o 5-10%. Warto poświęcić czas, na spisanie wszystkich punktów i ich analizę.

Analiza przychodów

Jeżeli koszty już zostały zoptymalizowane – czas na przychody. Może wydawać się dziwne, że nie mając przychodów z uwagi na kryzys, mówimy o ich dodatkowej segregacji. Przecież w takiej sytuacji, każda złotówka przychodu jest ważna. Zgoda, jednak należy postawić sobie pytanie, ile wysiłku kosztuje nas ta przysłowiowa złotówka? Być może, w portfelu Twoich świadczeń są usługi, których rentowność jest niska. Wykorzystaj czas „kwarantanny społecznej” i dane księgowe za ostatni rok, by na chłodno przeanalizować swoją ofertę i cennik. Zwróć uwagę, na sezonowość usług i ich rentowność w szczytowym okresie.

Działania – postawa proaktywna

Gdy masz, już wiedzę o swoich usługach i poziomach opłacalności, to czas na stworzenie strategii, mającej na celu zwiększenie popytu na wybrane świadczenia, a więc działania reklamowe.

Pewnie myślisz, że to nierozsądne w momencie, gdy koszty rosną nieproporcjonalnie do przychodów, zastanawiać się nad działaniami promocyjnymi. Jednak, trzeba na problem kryzysu spojrzeć szerzej, wychodząc poza własną branżę. Z podobnymi problemami, jak Twoje zmagają się inne branże, część z nich jak turystyka, z kryzysu się nie podniesie, bez wsparcia z zewnątrz. Straty, odnotowują również konsumenci, którzy zakupili wycieczki, przeloty lub którzy stracili pracę (redukcja etatów lub upadłości). To wpłynie na portfel finansowy, Twojego pacjenta po obowiązkowej kwarantannie. Jest też dobra wiadomość. Świadomość ludzi, w zakresie profilaktyki medycznej, badań, higieny wzrosła i to ten sektor usług jako pierwszy, ruszy po kryzysie związanym z koronawirusem. To szansa na to, by dzięki odpowiednio przygotowanej ofercie, szybko odrobić straty finansowe. Wiedząc to, masz szansę odpowiednio się przygotować i wyprzedzić konkurencję.

Jak opracować skuteczną strategię marketingową post kryzysową?

Strategia marketingowa Twojej placówki – zwiększamy przychody

Jeżeli, udało Ci się przeanalizować portfel usług, zrób ich listę. Każdej pozycji, przypisz priorytet od 1 do 5, gdzie 1 to usługi najważniejsze dla Ciebie i o najwyższej rentowności. Oddziel grubą kreską, usługi powyżej priorytetu drugiego. To Twoja TOP lista, dla której należy zaplanować strategię działań marketingowych. Przy każdej pozycji, dopisz pozycje finansowe:

• cenę dla pacjenta – przychody,
• koszty wykonania usługi – Twoje koszty stałe w ujęciu na usługę + koszty personelu,
• czas potrzebny na wykonanie świadczenia,
• dochód – przychód – koszty,
• rentowność – dochód/roboczogodzinę [%].

Zaplanuj budżet marketingowy

To najtrudniejsze zadanie. Zastanów się jaką część z dochodu, byłbyś w stanie przeznaczyć na pozyskanie pacjenta. Dodaj kolejną kolumnę – koszty reklamowe i ujmij ją w kalkulacji, sumując z grupą kosztów. Pamiętaj, że rentowność Twojej usługi musi być >100%. 

W czasach wyjścia z kryzysu, najlepiej sprawdza się marża na poziomie 105-110%, zakładająca przy tym dużą ilość wykonania świadczeń, wykorzystując społeczną świadomość zdrowia. Dzięki takim założeniom, łatwiej pozyskać pacjenta. Środki finansowe na reklamę i przychody są optymalnie rozłożone. Jest to strategia dla usług pierwszej lub kolejnej potrzeby.

Jeśli, Twoje usługi to grupa premium, jak chirurgia plastyczna, stomatologia estetyczna, medycyna estetyczna to oczywiście, poziomy rentowności są zdecydowanie wyższe z uwagi na specyfikę branży. 

Na tym etapie, masz już zaktualizowany cennik. Jeśli konieczne było podniesienie cen, poświęć chwilę na zweryfikowanie cen rynkowych w internecie. Pamiętaj, by sprawdzać w swojej lokalizacji, grupie docelowej odbiorców oraz w odniesieniu do jakości usługi i sprzętu.

Skoro znasz już oczekiwany koszt pozyskania pacjenta na procedurę, oszacuj potencjał miesięczny ilości wykonanych procedur. Przemnóż obie wartości. Tak samodzielnie wyliczyłeś optymalny, miesięczny budżet reklamowy dla danej usługi. To samo zadanie, wykonaj dla pozostałych usług i zsumuj wartości. Miesięczny budżet reklamowy, przedstaw agencji wraz z listą usług i oczekiwaniem względem ilości wykonania. Mając te informacje, specjaliści dobiorą odpowiednie narzędzia by osiągnąć oczekiwany wynik.

Wykorzystaj swój czas na marketingowy Back Office.

Jakie działania podczas kryzysu możesz zrobić sam?

Czas kryzysu to szansa, by zweryfikować swoje kanały marketingowe. Wejdź na swoją stronę internetową i sprawdź czy oferta jest aktualna? czy pacjent może na niej znaleźć wszystkie potrzebne informacje? Pamiętaj, że strona internetowa , może nie tylko skrócić czas konsultacji, z uwagi na możliwość odesłania pacjenta do informacji, umożliwić pobranie ankiet i kwestionariuszy koniecznych do uzupełnienia przed wizytą, ale również budować wiarygodność Twojej placówki. Żadna agencja reklamowa, nie posiada takiej wiedzy o Twojej praktyce i specyfice branży jak Ty. Warto poświęcić dzień lub dwa, na uzupełnienie informacji.

Dlaczego aktualne i merytoryczne informacje na stronie są takie ważne?

Po pierwsze, informacje o cenach lub elementach usługi zamieszczone na stronie, a różniące się w rzeczywistości, często są przyczyną nieprzyjemnych sytuacji na rejestracji i mogą spotkać się z negatywnym odbiorem pacjentów i tzw. czarnym PR. 

Po drugie, im lepiej są opracowane treści na stronie, tym naturalnie rośnie Twoja pozycja, w wynikach organicznych wyszukiwarki internetowej. To też element budowania Twojej wiarygodności jako eksperta. Dzisiejszy pacjent jest świadomy. Często, o wyborze placówki decyduje wiedza i doświadczenie lekarzy w niej pracujących oraz informacje zawarte na stronie. Pomyśl o tym, by każdą procedurę opisać w schemacie:

• wskazania do wykonania zabiegu – „Na zabieg powinny się zgłosić osoby, które mają zdiagnozowane …. lub które cierpią z powodu…….”
• zalecenia przed zabiegiem, uwzględniając dietę czy zabranie dokumentacji medycznej 
• przebieg zabiegu – nie chodzi tu o jego dokładną procedurę, ale zrozumiały krótki opis, z uwzględnieniem korzyści wynikających z zastosowania konkretnej techniki, narzędzia, aparatury
• zalecenia po zabiegu, uwzględniające czas rekonwalescencji i powrotu do pracy
• dodatkowe informacje, jak procedury uzupełniające 

Po trzecie, im lepiej dopasowane treści do oczekiwań odbiorców, tym niższy koszt reklamy internetowej. I tu jest poziom, który jak się spodziewam, zaciekawił Cię najbardziej. Otóż tak, zarówno Google Ads, jak i Facebook Ad uzależniają koszt reklamy w modelu CPC, CPA od wartości merytorycznej źródła. Tak więc, dbając o „content” na stronie, oszczędzasz czas konsultacji lub pobytu pacjenta w placówce oraz obniżasz koszty działań reklamowych, zwiększając ich efektywność.

Jeśli nie masz możliwości wprowadzania zmian bezpośrednio na stronie lub z jakiś względów nie chcesz tego robić, skopiuj treści do Worda i dokonaj zmian. Na tej podstawie agencja zaktualizuje serwis.

Zastanawiasz się czy Twoja witryna jest dobra i przyjazna użytkownikom?

Zamów audyt strony internetowej wraz z ewentualną ofertą modyfikacji lub poproś najbliższych o przetestowanie Twojej strony, na różnych urządzeniach, zwracając szczególną uwagę na UX, a więc wygodę przeglądania treści i komunikacji na stronie.

Czas kryzysu to moment, kiedy agencje marketingowe pracują zdalnie i mogą pomóc Ci w reorganizacji serwisu internetowego, dzięki czemu kampanie będą bardziej efektywne. 

Czy czas kryzysu to czas na reklamy?

Tu nie ma jednej słusznej odpowiedzi. Z jednej strony, to czas kiedy ludzie „zamknięci w domu” spędzają czas w internecie na poszukiwaniu informacji, rozwiązań swoich problemów zdrowotnych, niezwiązanych z koronawirusem. Z drugiej strony, trudno przebić się przez szum informacyjny. Rynek reklam, odnotowuje duże spadki zasięgów i klikalności w większości sektorów. Bezwzględnie, jest to jednak czas na wdrożenia! Wykorzystując zastój w pracy, możesz znaleźć dobrą agencję reklamową, marketingową, która w sposób profesjonalny, przygotuje dla Ciebie reklamy internetowe. Dzięki wideokonferencji lub rozmowie telefonicznej, możesz przedstawić swoje oczekiwania, specyfikę branży oraz określić grupę docelową odbiorców. Czas przygotowania reklam internetowych, założenie lub synchronizacja kont reklamowych, podpięcie analityki na stronie to około 1-2 tygodnie pracy. Jeśli dobrze wykorzystasz czas, Twoje reklamy będą mogły się wyświetlać jeszcze przed końcem „kwarantanny”, wyprzedzając działania konkurencji.

Jeśli prowadzisz działania reklamowe, poproś agencję o raporty i poświęć chwilę na analitykę, być może jest coś, co można poprawić i ulepszyć. Masz kłopot z odczytaniem danych w raporcie? Poproś agencję o wideokonferencję i wytłumaczenie wątpliwości.

Co możesz zrobić jeszcze?

Wartościowe treści w social media

W czasie kryzysu, warto poświęcić czas użytkowników w sieci, na budowanie grupy odbiorców, na Twoich profilach social media. Mimo ogłoszonej pandemii, wciąż brakuje informacji, gdzie się zgłaszać z objawami oraz jak się zabezpieczać. Komunikując wartościowe treści, możesz zwiększyć swoją grupę odbiorców. Dobre, wartościowe materiały i infografiki osiągają zdecydowanie lepsze wyniki zasięgowe i aktywności, pomogą Ci zbudować wiarygodność Twojej placówki. Czas “kwarantanny”, to również okazja do działań edukacyjnych, wykorzystując potencjał i zwiększoną świadomość społeczną w zakresie ochrony zdrowia.

Opieka medyczna online – telemedycyna

Jeśli, w Twojej branży ma zastosowanie wdrożenie konsultacji online, nie czekaj. Skorzystaj z gotowych rozwiązań jak telemedi.co lub prostych ogólnie dostępnych narzędzi jak Skype, czy Google Meet (https://meet.google.com/_meet). Jeśli, nie masz możliwości wdrożenia systemu płatności online, rozważ przedpłatę za konsultację. Pamiętaj tylko, że tylko szyfrowane kanały, mogą służyć wymianie dokumentacji medycznej. Jeśli masz konto mailowe na gmail’u, skorzystaj z dysku Google do wymiany plików z pacjentami. Wypróbuj możliwość udostępniania ekranu, by zapoznać się z wynikami badań, wyświetlonymi na ekranie pacjenta. Wraz z kryzysem, rynek przejdzie przełom technologiczny, a rozwiązania telemedyczne doraźne, przejdą w nowy standard medyczny.

#ZostańWDomu, ale wykorzystaj czas, by po powrocie do pracy, jak najszybciej i najefektywniej odpracować straty.

Wybierz agencję marketingową, która zna specyfikę branży medycznej i działa skutecznie.

My jesteśmy do Twoich usług.